公开性文件
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认证转换工作规范
公开性文件 2018-03-12 10:18

1、 目的

为满足认可规范要求,对已认可的认证证书在本公司和其它认证机构之间顺利进行转换,满足顾客 要求,制定本程序。
 

2、 适用范围

2.1  本程序适用于国家认可委认可的认证机构所颁发的现行有效期内带有认可标志的管理体系认证证 书;
2.2  转换的范围仅限于 IAF/MLA 多边承认协议集团成员认可的认证机构之间,无论如何,获证组织选择 认证机构的自由不能受到不正当或不公平的限制;
2.3  本程序不适用于多重认证证书的转换。
 

3、 认证的转换

定义:一个已认可的认证机构(接受机构)承认另一个已认可的认证机构(发证机构)颁发的现行

有效的管理体系认证证书,目的在于颁发接受机构自己的证书。 注:上述定义不适于多重认证(即同一管理体系同时被一个以上的认证机构所认证)的情况。
 

4、 职责

4.1 市场部负责受理认证客户转换认证证书的申请;
4.2 评审部负责对申请转进的组织进行评审,将转换信息报 CCAA 备案,如备案通过,办理转换的有关手 续;
4.3 审核部负责认证证书转换审核方案的策划;
4.4 技术部负责认证档案资料的移交或接受,及有关认证审核质量问题的处理;
4.5 证书打印人员负责认证证书的换发。
4.6 管理者代表负责将受理(原机构已注销或撤销) 的证书转换结果形成书面报告,按季度上报至国家认 监委。
 

5、转换程序

5.1 申请转入本公司的接受条件:
a. 只有持有 IAF MLA 签约机构认可的、现行有效的管理体系证书( GB/T19001/ISO9001;GB/T24001/ISO14001)的组织方可进行证书转换;对 GB/T28001的证书 转换,只适用于经过 CNAS  认可的、现行有效的证书,应作为新客户予以对待。
b.申请转入本公司颁发证书的组织,应承诺遵守本公司的认证要求,提交书面申请,同时提交现行 有效的管理体系文件;
c.转入本公司颁发证书的组织,应将认证档案资料转到本公司保存。
5.2 不接受转换的条件:
     a)申请组织已被暂停或正在接受暂停处理的认证资格,不接受转换;
b)原发证机构己被注销或者撤销的,不接受转换,如中国认可协会批准,可按初审受理; c)在转换认证同时提出变更名称、扩大原认证范围或变更审核地理位置等涉及到变化较大的内容;
d)多重认证(即同一管理体系同时被一个以上的认证机构所认证)的情况;
e)未通过 CCAA 认证证书转换备案审查的证书。
5.3 接受转入程序:
5.3.1 评审部专业评定人员在客户申请转换实施前,应制定转换计划,并就转换计划与发证机构和客户 进行沟通,对申请转入本公司证书的组织应实施初步评审,评审宜通过书面调查进行,通常还要对预期 客户进行访问。如果不对客户进行访问,应有完全正当的理由,并记录这些理由。如果不能联系到发证 机构,则必须进行上述访问。初步评审宜覆盖以下方面:
a) 确认被认证的范围是否在本公司的认可业务范围内;
b) 要求转换的原因;
c) 拟转换认证的场所(或多个场所)所持有的经认可的认证是否真实、在有效期内且认证覆盖的活 动范围有效。如果可行,宜与发证机构一起验证认证是否有效以及尚未关闭的不符合的状态,除非发证 机构已停止运作。如果无法与颁证机构进行联系,则应记录原因;
d) 考虑上一次认证审核或再认证审核的报告、后续的监督审核报告以及任何在这些审核中发现的但 尚未关闭的不符合。如有未关闭的不符合项需由公司验证时,可在协议中说明,由审核部委派有能力的 审核员验证关闭,获证组织应予以配合。还应考虑任何可获得的与认证过程有关的其他文件,如审核记 录、检查单。如果不能获得上一次认证、再认证或后续监督的审核报告,或逾期未进行监督,则应将该 客户作为新客户对待;
e) 认证证书的真实性、有效期以及认证周期内所处的阶段;
f) 收到的投诉及采取的措施;
g) 目前组织在合规性方面与监管部门的任何承诺或约定;
5.3.2 评审部受理时应在国家认监委网站上查知认证证书的有效状态,已知的被暂停或正在接受暂停处理 的认证公司不接受转换。
5.3.3 符合条件的即与申请方签订“认证服务合同书”。双方授权人签字后生效。合同生效后,证书持有 组织将原证书(或发证机构出具的收回原证书的证明,但同时应提供原证书复印件)和认证审核档案资 料转交本公司, 由市场部接收后转交评审部验证其齐全性、完整性,并纳入公司认证档案管理范围。 5.3.4 按照双方签订的合同,市场部将资料转交评审部实施体系评审。
5.3.5 评审部申请评审人员应按照转换条件对申请转换组织的管理体系实施评审。
5.3.6 评审方式,一般采取书面审查、体系文件评审与现场访问相结合的方式。对未关闭的不符合项需由公司验证的组织,公司应实施现场专项评审。专项评审时间视企业规模,一般为 1-2 人日,大型企业3-4 人日。
5.3.7 评审部编制“管理体系认证申请评审表,”提交公司技术部审议,作出是否接受的决定。
5.3.8 如果转换前的评审没有进一步发现尚未关闭的不符合或潜在的问题,在正常的决定过程后就可以 换发认证证书。换发日期为转换决定日期,有效期为原证书有效期。审核部根据原发证机构的审核和认 证周期,制定适当的监督审核方案,该监督方案应基于以前的认证方案,以便保持认证资格。
5.3.9 如果进行了转换前评审后,对申请组织目前或以前所持有的认证的充分性仍存在疑问,技术部根 据疑问的程度:
a)将申请转换的组织作为新客户对待,或 b)针对所发现的问题区域进行审核。
5.3.10 根据现场评审所发现问题的性质及程度,技委会可决定要求组织应采取的措施,并向组织作出解 释,并记录决定的理由,并保持该记录。

6、 相关记录

《认证申请书》

《认证服务合同书》

《管理体系申请评审表》

《认证证书转出通知书》